Aan het College van B&W Landsmeer

 

Geacht College,

 

Naar aanleiding van het gesprek dat wij afgelopen week met uw college hebben gevoerd, wil de OR graag het onderstaande met u delen en adviseren.

Inleiding
Zoals u weet hebben wij op  12 november 2018 een “besloten” bijeenkomst gehad met de medewerkers werkzaam in vaste dienst bij de gemeente Landsmeer. Reden hiervoor was en is, dat ons de laatste maanden/weken met grote regelmaat berichten van individuele medewerkers bereikten die verontrustten.

Omdat wij als OR niet over individuele zaken gaan, hebben wij gemeend te moeten onderzoeken of er organisatiebreed onder het personeel sprake is van onvrede over het huidige personeelsbeleid en de aansturing van de organisatie door de gemeentesecretaris, de heer ……

Na de bijeenkomst zijn wij tot de conclusie gekomen dat er door diverse oorzaken grote  onrust en een gebrek aan gevoel van veiligheid onder het personeel bestaat. Zelfs aanzienlijk zorgelijker dan  we vooraf hadden ingeschat. Uit de ‘ besloten bijeenkomst ‘, de anonieme brievenbusberichten en verschillende daarop volgende gespreksmomenten komt naar voren  dat het gedrag en handelen van de gemeentesecretaris ertoe heeft geleid dat er onder het personeel geen draagvlak meer voor de gemeentesecretaris bestaat. Zijn gedrag wordt onder andere beschreven als intimiderend, autoritair en zonder inleving in de persoon. Dit, tezamen met de onderstaand geschetste situatie, heeft tot gevolg dat er bij het personeel geen vertrouwen meer is in de aansturing van de organisatie en de uitvoering van het personeelsbeleid door de gemeentesecretaris.

Brief aan gemeentesecretaris d.d. 19 november 2018
Na de “besloten” bijeenkomst hebben wij de gemeentesecretaris een brief overhandigd waarin de uitkomsten van de bijeenkomst zijn verwoord. Uw college heeft een afschrift hiervan ontvangen. Dit schrijven, waarin wij aangaven te overwegen het vertrouwen in de gemeentesecretaris op te zeggen, heeft bij velen het nodige losgemaakt.

De brief heeft bij de gemeentesecretaris helaas niet teweeg gebracht wat wij mochten verwachten, namelijk begrip, medewerking en inzicht in eigen gedrag. De gemeentesecretaris verzandde  weer in zijn oude patroon, en daarmee in voor ons herkenbaar gedrag. Dat uit zich in verbaal geweld, bedreigingen naar het personeel en een totaal gebrek aan inleving voor eigen handelen en de ontstane situatie. In een gesprek met de voorzitter van de  ondernemingsraad, heeft de gemeentesecretaris op niet mis te verstane toon kenbaar gemaakt wat hij van de hele situatie vond. “Als hij eraan ging, zouden wij er in meegaan was één van de zinnen die hij uitsprak.

Ook eenduidig, effectief en oprecht communiceren blijkt voor de gemeentesecretaris lastig. Op uitdrukkelijk verzoek van de gemeentesecretaris heeft de OR  de aan hem overhandigde brief niet gepubliceerd op Intranet. We hebben het verzoek gerespecteerd maar vanuit onze taak om te informeren hebben we een meer algemeen bericht met de collega’s gedeeld. Tot onze verbazing werd de brief, met de geanonimiseerde brief van “ Leonidas “  in een gesloten enveloppe bij alle medewerkers bezorgd. Dit getuigt niet van een stabiel communicerende en functionerende gemeentesecretaris. De OR kan hier overigens over mee praten. Als wij als OR terugblikken op de afgelopen driekwart jaar constateren wij dat de gemeentesecretaris weinig tot geen respect opbrengt voor de rol van de OR. Zo worden de termijnen voor instemmingsrecht en de termijnen voor adviesrecht genegeerd of overschreden. Worden vergaderingen afgezegd of gehouden zonder aanwezigheid van belangrijke spelers.

Wat leeft er onder medewerkers
Uit ons onderzoek is als een belangrijk punt naar voren gekomen dat onder de medewerkers van de gemeente Landsmeer een angstcultuur heerst. De OR constateert dat de gemeentesecretaris daar, in samenwerking met het management, een belangrijk aandeel in heeft. De gemeentesecretaris die sinds juli 2013 gedetacheerd wordt vanuit Amsterdam, voert een personeelsbeleid waar het personeel zich niet durft te uiten uit angst voor represaille maatregelen. Tijdens de bijeenkomst van 12 november 2018 zijn verschillende voorbeelden naar voren gekomen waaruit blijkt dat een onveilig gevoel bij medewerkers niet ongegrond is.

De angstcultuur wordt in alle lagen van de organisatie ervaren. We hebben het dan over intimiderend gedrag, onredelijke dienstopdrachten, slechte of geen communicatie waardoor problematiek ontstaat, niet luisteren naar waar het personeel behoefte aan heeft. Medewerkers hebben bij de OR aangegeven uit angst voor intimidaties van de gemeentesecretaris liever afstand te houden, conflicten uit de weg te gaan en te kiezen voor zichzelf. Verschillende medewerkers zijn met deze uitingsvormen in de ziektewet beland of hebben voor een functie buiten Landsmeer gekozen. Daarmee heeft Landsmeer diverse kwalitatief hoogwaardige vakmensen zien vertrekken, die bereid waren de gemeentesecretaris wel tegen te spreken.

In een kleine organisatie als de onze is dan duidelijk dat deze collega’s langdurige trajecten in zijn gegaan wat uiteindelijk tot een exit geleid heeft. Het is de OR duidelijk dat de gemeentesecretaris geen tegenspraak duldt. Kritiek wordt als negatief ervaren in plaats van een kans om verbetering aan te brengen.

De OR stelt vast dat veel medewerkers een beroep doen op de vertrouwenspersoon die door de gemeente is aangetrokken. De OR heeft recent een informatief gesprek gehad met de vertrouwenspersoon. Hier is ons uiteengezet dat het percentage medewerkers van de gemeente Landsmeer dat bij de vertrouwenspersoon zaken aankaart, vele malen hoger is dan bij andere bedrijven/gemeenten. De rode draad in deze gesprekken: angst en intimiderend gedrag.

Personeelsbeleid

Een zorgelijke ontwikkeling is dat het ziekteverzuim bij de gemeente Landsmeer hoog is onder de vaste medewerkers. Ruim 6% van de 55 vaste medewerkers is ziek of ziek geweest. Eén van de oorzaken hiervan is de werkdruk en het langdurig uitblijven van oplossingen. De werkdruk wordt door het personeel al vele jaren als absurd hoog ervaren. De gemeentesecretaris wordt al vele jaren gevraagd oplossingen te bieden voor deze schrijnende situatie. Pas onlangs heeft de Raad ingestemd met een uitbreiding van formatie. De gemeentesecretaris heeft dermate lang gewacht met het creëren van oplossingen dat het grote ongenoegen heeft geleid tot vertrek van personeel, ziekteverzuim, en heel veel onrust.

Werven nieuw personeel
Over het gevoerde personeelsbeleid bestaat onbegrip waardoor een gebrek aan vertrouwen is ontstaan. Nieuwe medewerkers komen al geruime tijd via-via binnen waarmee er geen ordentelijke sollicitatieprocedures worden gevolgd. Managers wisselen elkaar met grote regelmaat af, vacatures zijn de afgelopen jaren niet tot nauwelijks opengesteld. Ineens is er iemand in een functie benoemd, zonder inspraak en zonder medeweten. Mensen die graag voor Landsmeer willen werken worden hiermee kansen onthouden, maar ook intern personeel krijgt geen kans zich te ontwikkelen. Vanuit het gegeven dat er binnenkort veel vacatures gevuld moeten worden brengt deze manier van handelen een gebrek aan vertrouwen en veel onrust bij het personeel teweeg. Het valt hen op dat de vele inhuurkrachten goed, lees aanzienlijk meer, betaald krijgen, dan het vaste personeel. De OR stelt vast dat betaling niet conform het inschalingsniveau verloopt, noch past binnen de gemeentelijke begroting.

Aanvullend kunnen we nog als saillant detail vermelden dat wanneer een vaste medewerker de kans krijgt een andere, hoger gewaardeerde, functie te vervullen, dit zonder de bijbehorende bezoldiging gaat. Dit handelen wordt door het personeel niet als betrouwbaar ervaren, er wordt immers met twee maten gemeten.

Regionaal overleg
Zoals eerder aangegeven ervaart het personeel bij de gemeentesecretaris een gebrek aan communicatie. De OR vindt een adequate en effectieve communicatie van essentieel belang in een veranderende organisatie als de onze. De gemeentesecretaris neemt deel aan verschillende regionale overleggen en vertegenwoordigt hier de gemeente Landsmeer, o.a. over de ambtelijke samenwerking en mogelijke bestuurlijke fusie. De belangrijke en soms cruciale onderwerpen worden door de gemeentesecretaris slecht of niet gedeeld met de organisatie. Dit leidt tot de onverkwikkelijke situatie dat zowel ambtenaren als bestuurders op een zeer onwenselijke informatieachterstand en daarmee achterstandspositie worden geplaatst.

Een stokpaardje van de gemeentesecretaris is ‘ we moeten samenwerken met de mogelijke fusiepartners, integraal werken en samenhang aanbrengen ‘. Medewerkers worden aangespoord de samenwerking op te zoeken waar mogelijk. Het valt de OR op dat dit uitgangspunt niet als gemeengoed ervaren wordt. Als ambtenaren op deze wijze werken wordt verwacht dat ook de regio collega’s deze instructies krijgen. Daar blijkt geen van deze informatie bekend te zijn.

Uit het onderzoek van de OR komt naar voren dat de communicatie binnen de gemeente nog nooit zo slecht is geweest. Er zijn in het kader van het nieuw te voeren personeelsbeleid verschillende bijeenkomsten door de gemeentesecretaris met de teams georganiseerd. Dit onder het moto ‘inspraakmogelijkheden’. Het personeel heeft dit als een farce ervaren. De gemeentesecretaris heeft het nodige aan kanttekeningen meegekregen over de notitie Doorontwikkeling Organisatie Ontwikkelplan. Daarbij aangetekend heeft het personeel ook hier niet het achterste van hun tong laten zien. Inmiddels is duidelijk dat er met deze input niets is gedaan. Het personeel voelt zich andermaal niet serieus genomen en geeft aan het nut van dergelijke bijeenkomsten niet te ervaren. Er wordt niet geluisterd en er is ook geen vertrouwen dat er geluisterd gaat worden. De gemeentesecretaris organiseert de “verplichte” bijeenkomsten, zo komt het op het personeel over, om aan het bestuur aan te kunnen geven dat hij voor zijn nieuwe personeelsbeleid inspraak mogelijkheden heeft gegeven.

De medewerkers hebben alle bereidheid mee te werken aan een veranderende organisatie. Daarbij verwachten ze een gemeentesecretaris en een management aan te treffen die bereid is om ook naar standpunten en wensen van het personeel te luisteren. Vanuit goed en betrouwbaar personeelsbeleid mag personeel dat van leidinggevenden verwachten. Wij treffen een situatie aan waar geen vertrouwen bestaat in het aansturen van de organisatie en het voeren van goed personeelsbeleid.

Tot slot
De OR geeft het college mee dat over verschillende onderwerpen met betrekking tot het bovenstaande  verscheidene malen met de gemeentesecretaris is gesproken. Dit heeft spijtig genoeg niet tot verbetering geleid.

Verder willen wij u er op wijzen dat een verlenging van de aanstelling/detachering van de gemeentesecretaris c.q. de WOR-bestuurder vanaf december 2018 tot en met maart 2019 voorgelegd moet worden aan de OR. Volgens de WOR is er echter geen instemmingsverplichting voor de OR ten aanzien van de verlenging van het contract voor de gemeentesecretaris. De OR heeft zich daar in het verleden dan ook niet over uitgelaten. Gelet op het bovenstaande stelt de OR zich op het standpunt het personeel in deze te moeten vertegenwoordigen.

Wij verzoeken uw college thans het volgende:

  • Geen verlenging van het contract van de gemeentesecretaris na 31 december 2018. Daarmee bewerkstelligen tevens een koude in plaats van een warme overdracht naar een onbevangen gemeentesecretaris.
  • Er is op dit moment geen collegebesluit voor een verlenging van het contract van de gemeentesecretaris. De OR verzoekt het college het huidige contract te handhaven en deze niet te verlengen tot 1 maart 2019.